Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) adalah proses penilaian dan evaluasi independen yang dilakukan oleh Tim Pengawas Kearsipan instansi untuk mengukur kepatuhan pengelolaan arsip—baik dinamis maupun statis—terhadap standar tata naskah, keamanan, dan transformasi digital seperti penggunaan Aplikasi SRIKANDI.
ujuan utama dari audit ini adalah untuk mewujudkan tata kelola kearsipan yang tertib, efektif, efisien, dan akuntabel di setiap unit kerja.
Komponen Utama Penilaian ASKI
Dalam melakukan audit, terdapat beberapa instrumen atau aspek utama yang biasanya dievaluasi oleh tim pengawas, meliputi:
- Tata Naskah Dinas: Kesesuaian format surat, penomoran naskah, dan tata cara penulisan.
- Penciptaan Arsip: Kelengkapan proses pembuatan dan penerimaan arsip.
- Pengamanan & Pemeliharaan Arsip: Langkah-langkah menjaga kerahasiaan, keutuhan, dan keamanan fisik arsip maupun informasi di dalamnya.
- Penggunaan Aplikasi SRIKANDI: Optimalisasi sistem persuratan dan kearsipan elektronik yang terintegrasi di lingkungan instansi pemerintah.
- Penyusutan Arsip: Prosedur pemindahan arsip aktif ke inaktif, pemusnahan arsip yang sudah kedaluwarsa, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan
Manfaat Pelaksanaan ASKI
- Peta Kondisi Faktuat: Memberikan gambaran yang jelas mengenai sejauh mana tingkat kesehatan pengelolaan arsip di tiap unit atau dinas.
- Perbaikan Pelayanan Publik: Arsip yang terkelola dengan baik mempercepat pencarian data, sehingga pelayanan kepada masyarakat menjadi lebih optimal.
- Transformasi Digital: Mendorong instansi untuk beralih dari arsip fisik ke ekosistem kearsipan digital (paperless) dengan lebih aman